Un décompte peut être parfaitement exact sur le plan comptable et contenir des frais juridiquement injustifiés.
En gestion immobilière, contrôler les additions ne suffit donc pas. Il faut vérifier, poste par poste, si les dépenses peuvent réellement être mises à la charge du locataire.
🔎 1. Commencer par le bail
L’article 257a, alinéa 2, du Code des obligations pose une condition essentielle : les frais accessoires ne sont dus que s’ils ont été spécialement convenus.
Le contrôle commence ainsi par la lecture du contrat et de ses annexes valablement intégrées. Les postes facturés doivent être désignés clairement. Une dépense ne devient pas récupérable simplement parce qu’elle apparaît chaque année dans le décompte.
🏢 2. Vérifier la nature de chaque dépense
Selon l’article 257b CO, les frais accessoires concernent les dépenses effectives liées à l’usage du logement ou du local commercial.
Chauffage, eau chaude, électricité des communs ou certaines prestations de conciergerie peuvent entrer en considération, sous réserve du cadre contractuel et légal.
La question à poser est précise : quelle prestation cette facture couvre-t-elle réellement ?
Un intitulé comme « entretien » ne permet pas, à lui seul, de décider qui doit payer.
🔧 3. Distinguer exploitation et réparation
Pour le chauffage et l’eau chaude, les articles 5 et 6 OBLF distinguent les dépenses d’exploitation admissibles des dépenses exclues.
La maintenance périodique et certains travaux de nettoyage peuvent entrer dans le décompte. En revanche, la réparation ou la réfection de l’installation, ainsi que son amortissement et les intérêts, n’y entrent pas.
Une facture regroupant maintenance et remplacement de pièces mérite donc une analyse détaillée et, si nécessaire, une ventilation.
📊 4. Contrôler la répartition et les justificatifs
Une dépense admissible doit encore être correctement attribuée.
Dans ma démarche de contrôle, je vérifie notamment :
- la période couverte par les factures ;
- la clé de répartition appliquée ;
- les relevés de consommation disponibles ;
- le traitement des changements de locataires ;
- les acomptes effectivement versés ;
- les éventuels doublons.
Le locataire dispose également d’un droit de consultation des pièces justificatives selon l’article 257b, alinéa 2, CO. La transparence doit permettre de comprendre le montant réclamé.
🧾 5. Examiner les frais d’établissement du décompte
L’article 4, alinéa 3, OBLF autorise leur calcul selon les dépenses effectives ou dans la limite des taux usuels.
Cela demande de vérifier la prestation facturée, sa base de calcul et l’absence de double facturation.
🤝 La rigueur juridique protège la relation locative
Pour le propriétaire, ce contrôle permet de présenter des prétentions justifiées. Pour le locataire, il rend les charges compréhensibles et vérifiables.
C’est cette méthode que je défends : un bail clair, des dépenses admissibles, une répartition explicable et des justificatifs accessibles.
Vos décomptes sont-ils contrôlés uniquement sur les chiffres, ou également sur leur conformité juridique ?
Pablo Menzi
Consultant et gestionnaire en immobilier
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